종이를 찾을 수 있는 파일로: 스캔보다 이름이 중요합니다
정착 초기에는 종이가 쌓입니다. 계약서, 영수증, 통지서, 증명서. 파일로 스캔하는 것은 첫 단계일 뿐이고, 쓸모를 정하는 것은 이름과 분류입니다.
이름은 고정된 세 토막으로
날짜, 분류, 대상. 예를 들어 2026-04-05-lease-mainst. 세 토막의 순서를 고정하면 정렬이 저절로 시간순이 되고, 검색도 한 토막만 기억하면 됩니다.
날짜는 YYYY-MM-DD로 쓰십시오. 모호하지 않고 자동으로 정렬됩니다. 본 사이트에 미국식 날짜 표기가 만드는 실제 문제를 다룬 글이 있습니다.
분류는 너무 많이 만들지 마십시오
다섯에서 여덟 개면 충분합니다. 집, 차, 돈, 문서, 학교, 의료, 일. 분류가 너무 잘게 나뉘면 저장할 때 망설이게 되고, 망설이면 저장하지 않게 됩니다.
가르기 어려우면 더 자주 쓰는 쪽을 고르십시오. 찾을 때는 검색을 쓰지 폴더를 층층이 들어가지 않습니다.
스캔의 규격이 쓸 수 있는지를 정합니다
온전하게, 평평하게, 네 모서리가 화면 안에, 글자가 또렷하게. 컬러가 대개 흑백보다 안전합니다. 어떤 기관은 인장이나 서명의 색을 봐야 하기 때문입니다.
이미지가 아니라 PDF로 저장하십시오. 대부분의 시스템이 PDF만 받습니다. 본 사이트에 집에 프린터가 없을 때 밖에서 인쇄하고 스캔하는 법과 휴대폰 스캔의 요령을 다룬 글이 있습니다.
원본 처리는 두 가지로 갈립니다
스캔한 뒤에도 남겨야 할 원본은 그대로 남기고, 다만 찾을 수 있는 사본이 하나 더 생긴 것입니다. 버려도 되는 것(대조가 끝난 일상 영수증)은 버리십시오.
본 사이트(머니 사이트)에 지급 증빙을 얼마나 어떤 것을 남길지 다룬 글이 있습니다. 스캔은 원본을 남길지를 바꾸지 않고 찾을 수 있는지를 바꿉니다.
매달 십 분
종이는 쌓이고 한 뭉치를 한 번에 처리하는 것은 괴롭습니다. 시간을 정해 그달에 쌓인 것을 스캔하고 이름을 붙이고 정리한 뒤 종이를 처리하거나 보관하십시오.
십 분이면 되지만, '그 문서가 있는 건 아는데 못 찾겠다'는 상황이 거의 사라집니다.
핵심
이름은 '날짜-분류-대상' 세 토막, 날짜는 YYYY-MM-DD로. 분류는 다섯에서 여덟 개. PDF로, 네 모서리 온전하게, 컬러로. 매달 십 분씩.