Sao lưu kỹ thuật số giấy tờ quan trọng thế nào cho chắc

Ít nhất ở hai nơi khác nhau

Một bản trên đám mây (cloud), một bản ở máy (ổ cứng gắn ngoài hoặc một thiết bị khác). Hai bản cùng nằm trên một máy tính thì không tính là hai bản.

Tài khoản đám mây phải bật xác minh hai bước (two-step verification), và kiểm tra cách khôi phục tài khoản (email dự phòng, mã dự phòng) vẫn còn dùng được ở thời điểm hiện tại.

• Việc có thể làm ngay
• Bật xác minh hai bước cho tài khoản đám mây, in mã dự phòng ra và cất kỹ
• Kiểm tra email khôi phục là email bạn vẫn đang dùng

Tên tệp phải tìm kiếm được

Đặt tên theo kiểu “năm-loại-đối tượng”, ví dụ 2026-lease-mainst. Nửa năm sau bạn sẽ cảm ơn chính mình.

Chia thư mục theo năm hoặc theo loại, đừng dồn tất cả vào một chỗ.

Quy cách quét ảnh hưởng đến việc dùng được hay không

Đầy đủ, phẳng, bốn góc nằm trong khung, chữ rõ ràng. Quét màu an toàn hơn đen trắng, vì một số nơi cần nhận ra màu của con dấu.

Định kỳ kiểm tra bản sao lưu còn không

Mỗi năm mở ra một lần để chắc tệp vẫn mở được. Thất bại thường gặp nhất của sao lưu là “tưởng là có sao lưu, lúc cần mới biết đã hỏng”.

Đừng để chung với ảnh thường

Để bản quét giấy tờ tùy thân trong thư viện ảnh của điện thoại, chỗ hay gặp sự cố nhất là đồng bộ tự động: nó sẽ chạy vào album chia sẻ, sao lưu lên dịch vụ bạn không để ý, hoặc hiện ra trên màn hình đang cuộn khi bạn chia sẻ ảnh khác.

Cách làm là để vào một thư mục riêng, và kiểm tra thư mục đó không bị cài đặt tự động đồng bộ lên chỗ công khai hoặc chỗ dùng chung. Chụp xong cũng nhớ xử lý tấm ảnh gốc trong thư viện ảnh.

Trước khi rời một tài khoản, chuyển đồ đi trước

Tài khoản do trường học và công ty cấp sẽ bị đóng sau khi bạn rời đi, và thời điểm đóng thường không được báo riêng cho bạn. Tệp lưu bằng tài khoản đó sẽ mất theo.

Vì vậy trước khi rời đi, chuyển đồ sang tài khoản của riêng bạn. Lẽ đó cũng áp dụng khi đổi email hay đổi số điện thoại — trước khi đổi, xem những dịch vụ nào đang dùng nó để xác minh. Trang này (trang Tiền bạc) có một bài khác về “những chỗ cần cập nhật khi đổi thẻ, đổi tài khoản”, cách làm giống vậy.

Cách đặt tên và quy cách quét xem ở bài khác, ở đây chỉ nói chuyện lưu trữ

Cách đặt tên và quy cách quét nhắc ở trên có một bài riêng. Trang này có một bài khác về “biến giấy tờ thành tệp tìm được”, trọng tâm là đặt tên chứ không phải bản thân việc quét. Nên chia mấy loại, ba phần của tên tệp đặt thế nào, quét đến quy cách nào là đủ, bài đó viết đầy đủ hơn.

Bài này lo nửa phía sau: tệp đã có rồi, làm sao để không bị mất. Khác biệt giữa hai việc là việc trước làm một lần là xong, còn việc sau phải duy trì liên tục — tài khoản sẽ bị đóng, đám mây sẽ đầy, USB sẽ hỏng, mà những chuyện này đều không báo trước cho bạn.

Trang này có một bài khác về “máy tính hoặc điện thoại đột nhiên không mở được: ba việc làm trước khi mang đi sửa”. Vào ngày bạn chưa sao lưu, việc đầu tiên là xác định dữ liệu đang nằm ở đâu.

Trang này (trang Tiền bạc) có một bài khác về “hộp ký gửi an toàn ở ngân hàng (safe deposit box): ba câu hỏi trước khi thuê”. Mấy thứ mà bản quét không giải quyết được thì nằm ngoài phạm vi sao lưu kỹ thuật số.

Phạm vi của bài này

Bài này nói về thói quen sao lưu bạn có thể tự xây dựng. Bài không giới thiệu dịch vụ hay thiết bị nào, không đánh giá cách làm nào đủ để bảo vệ dữ liệu cá nhân, cũng không phải là lời khuyên về bảo mật thông tin.

Cách lưu giữ thông tin nhạy cảm như số giấy tờ tùy thân, số tài khoản tài chính, hãy làm theo khuyến nghị chính thức của từng cơ quan, tổ chức liên quan.