← Công cụ và hướng dẫn đời sống
Gọi điện, trực tuyến hay đến tận quầy: chọn thế nào khi một việc có ba kênh
Nhiều cơ quan cùng lúc có cả ba kênh này, nhưng những việc mỗi kênh xử lý được không hoàn toàn giống nhau. Trước khi chọn, hãy xác định việc bạn cần làm thuộc loại nào.
Trước hết xem bạn cần thông tin hay cần làm thủ tục
“Tôi muốn biết cần chuẩn bị gì” là thông tin, “tôi muốn làm việc này” là thủ tục. Thông tin phần lớn có thể lấy được qua mạng hoặc điện thoại, còn thủ tục thì thường có kênh được chỉ định.
Vì vậy bước đầu tiên là hỏi cho rõ: việc này có làm trực tuyến được không? Nếu không, phải đến tận quầy hay có thể gửi qua bưu điện? Chỉ một câu đó đã quyết định bạn có phải ra khỏi nhà hay không.
Thế mạnh của từng kênh
Không kênh nào tốt hơn kênh nào, chỉ có hợp hay không hợp với việc này.
- Việc có thể làm ngay
- Trực tuyến: tra cứu, tải giấy tờ lên, theo dõi tiến độ; làm lúc nào cũng được và có lưu lại hồ sơ
- Điện thoại: hiệu quả nhất khi trường hợp đặc biệt, cần hỏi “trường hợp như tôi thì làm thế nào”
- Đến tận quầy: khi cần kiểm tra bản gốc, chụp ảnh hoặc ký tên, hoặc khi hệ thống trực tuyến bị kẹt
Trực tuyến, điện thoại, đến tận quầy: dừng được ở tầng nào thì dừng ở tầng đó
Phần lớn trường hợp, thứ tự này tiết kiệm thời gian nhất: trước hết xem trang web chính thức ghi gì, chưa rõ thì gọi điện, chắc chắn cần đích thân có mặt rồi mới ra ngoài.
Hơn nữa, hai bước đầu sẽ cho bạn biết đến quầy phải mang gì. Trang này (trang Visa) có một bài khác về “khi mở tài khoản ngân hàng hay đăng ký số điện thoại, cùng một bộ giấy tờ sẽ bị yêu cầu đi yêu cầu lại, trước khi ra ngoài hãy hỏi ba câu”.
Bốn việc cần xác nhận trước khi đến quầy
Đã quyết định đi rồi thì bốn câu này giúp tránh đi uổng công.
- Việc có thể làm ngay
- Có cần đặt hẹn không? Đặt bằng cách nào?
- Giờ làm việc là mấy giờ, và những ngày nào vắng người nhất?
- Phải mang những giấy tờ gì? Bản gốc hay bản sao?
- Có cần đích thân có mặt không, hay có thể nhờ người làm thay?
Dùng kênh nào cũng phải lưu lại hồ sơ
Trực tuyến thì lưu màn hình xác nhận và mã số, điện thoại thì ghi ngày giờ và tên người nghe máy, đến tận quầy thì lấy biên nhận hoặc giấy xác nhận đã tiếp nhận.
Trang này có một bài khác về “gọi tổng đài chăm sóc khách hàng: cấu trúc menu thoại và cách gặp người thật”, trong đó cũng nói kết nối được rồi thì trước hết ghi tên người nghe máy và thời điểm.
Có việc phải đi qua hai kênh mới xong
Kiểu thường gặp là thế này: nộp trực tuyến xong còn phải đến quầy để kiểm tra bản gốc, hoặc mở hồ sơ qua điện thoại xong còn phải nộp bổ sung giấy tờ trên mạng. Những lúc như vậy, bản thân câu hỏi “chọn một kênh” đã là câu hỏi sai.
Câu hỏi đúng là: việc này muốn làm trọn vẹn thì phải qua những kênh nào, theo thứ tự nào, và làm sao tôi biết từng bước đã xong. Câu này phải hỏi ngay lần tiếp xúc đầu tiên, dù bạn đang gọi điện hay đang đứng ở quầy.
Không hỏi thì hậu quả thường là bạn tưởng đã làm xong, mà thật ra chưa. Và lần sau bạn biết còn thiếu một bước thì thường đã quá hạn, hoặc là khi gọi hỏi chuyện khác mới tình cờ được báo.
Phạm vi của bài này
Bài này nói về những yếu tố bạn có thể tự cân nhắc khi chọn kênh. Bài không mô tả cách tiếp nhận thực tế của bất kỳ cơ quan hay tổ chức nào, và không bảo đảm kênh nào làm xong được một việc cụ thể.
Kênh nào nhận những việc gì, hãy hỏi thẳng cơ quan đó.
Điểm chính
Trước hết xác định bạn cần thông tin hay cần làm thủ tục. Làm được trên mạng thì làm trên mạng, không được thì gọi điện, đều không được mới đi một chuyến. Trước khi đến quầy, xác nhận việc đặt hẹn, giờ giấc, giấy tờ và có cần đích thân có mặt không.