← Công cụ và hướng dẫn đời sống
Khổ giấy ở Mỹ: vì sao tệp PDF của bạn in ra bị cắt mất
Tệp mang từ nước nhà sang phần lớn là khổ A4, còn máy in ở Mỹ mặc định là Letter. Hai khổ khác nhau cả chiều cao lẫn chiều rộng, in thẳng sẽ có vấn đề.
Letter ngắn hơn và rộng hơn A4
A4 hẹp hơn và dài hơn, Letter rộng hơn và ngắn hơn. In bố cục A4 lên giấy Letter thì phần cuối trang dễ bị cắt; ngược lại thì lề trái phải sẽ trắng không đều.
Chỉnh khổ giấy trước khi in
Trong hộp thoại in, đặt khổ giấy là Letter và chọn “vừa trang” (fit to page) hoặc “thu nhỏ vừa vùng in được” (shrink to printable area).
In xong giấy tờ quan trọng, kiểm tra số trang, ô chữ ký và chân trang có bị cắt không.
- Việc có thể làm ngay
- Cài đặt in: giấy Letter, thu phóng vừa trang
- In xong kiểm tra bốn cạnh, đặc biệt là mã phiên bản biểu mẫu ở chân trang
Biểu mẫu chính thức luôn in từ tệp PDF gốc
Đừng dùng ảnh chụp màn hình, đừng dùng bản đã dàn trang lại. Một số biểu mẫu có ký hiệu để máy đọc, dàn trang lại sẽ làm ký hiệu đó mất tác dụng.
Các khổ thông dụng khác
Legal dài hơn Letter, thường dùng cho một số giấy tờ pháp lý. Phong bì cũng có hệ mã kích thước riêng, trước khi gửi hãy kiểm tra phong bì và đồ bên trong có vừa nhau không.
In thử một trang trước
Tài liệu nhiều trang thì đừng in hết một lần. In trang đầu trước, xác nhận bốn cạnh không bị cắt, chữ không bị thu nhỏ đến mức khó đọc, rồi mới in phần còn lại.
Nhất là giấy tờ cần ký hoặc cần nộp. Phần chân trang bị cắt thường đúng là chỗ ghi mã phiên bản biểu mẫu hoặc số trang, mà đó lại chính là chỗ bên nhận sẽ kiểm tra.
Khi quét lại cũng vậy
Khi quét giấy tờ đã ký thành tệp điện tử, khổ giấy khi quét phải giống tệp gốc, nếu không bên nhận sẽ thấy tỉ lệ bị sai.
Ngoài ra độ phân giải khi quét đừng quá thấp — chữ phải đọc rõ, chữ ký phải thấy được nét. Trang này có một bài khác về “in và quét ở bên ngoài, cùng mẹo quét bằng điện thoại”.
Thay vì lần nào cũng chỉnh, hãy sửa tệp một lần
Nếu một tài liệu bạn sẽ in nhiều lần — biểu mẫu hay dùng, danh sách, lịch — thì thay vì lần nào cũng chỉnh trong cài đặt in, hãy lưu thêm một bản đã ở bố cục Letter. Sửa một lần, những lần sau đều đỡ công.
Ngược lại, tệp người khác gửi cho bạn có thể làm theo bố cục A4, nhất là tệp gửi từ nước nhà. Trước khi in, xem qua phần thiết lập trang của tệp sẽ nhanh hơn là in xong mới thấy bị cắt rồi in lại.
Trang này có một bài khác về “in và quét ở bên ngoài khi nhà không có máy in”. Khi in ở ngoài càng phải kiểm tra trước, vì cài đặt mặc định ở đó chưa chắc giống ở nhà bạn, và thường bạn cũng không có thời gian từ từ chỉnh tại chỗ.
Phạm vi của bài này
Bài này nói về khác biệt giữa các khổ giấy và những cài đặt bạn có thể tự chỉnh khi in. Bài không mô tả yêu cầu thực tế của bất kỳ cơ quan hay tổ chức nào về định dạng giấy tờ.
Yêu cầu về định dạng khi nộp hồ sơ, hãy theo hướng dẫn chính thức của nơi nhận.
Điểm chính
Letter không phải A4. Trước khi in, đặt khổ giấy và chọn vừa trang; biểu mẫu chính thức luôn in từ tệp PDF gốc, in xong kiểm tra bốn cạnh.