← Công cụ và hướng dẫn đời sống
Hộp thư thoại và cuộc gọi lạ: cài đặt phía mình cho xong trước
Mới sang, điện thoại hay đổ chuông, mà phần lớn số gọi đến bạn không nhận ra. Thay vì lần nào cũng đoán, hãy cài đặt phía mình cho xong trước: cài xong rồi thì nghe hay không nghe cũng không có chuyện gì.
Tuần đầu tiên cài hộp thư thoại
Nhiều tổ chức khi không liên lạc được với bạn sẽ để lại tin nhắn thoại. Nếu chưa cài hộp thư thoại (voicemail), tin nhắn đó coi như không tồn tại, và bạn sẽ không biết đã có người tìm mình.
Việc này mười phút là xong, nhưng phải làm trước khi cần đến. Đáng ghi một dòng vào danh sách việc của tuần đầu mới sang.
Lời chào nên nói gì, không nên nói gì
Nên nói: tên bạn (hoặc chỉ đọc số điện thoại một lần), và nhờ người gọi để lại họ tên, lý do gọi và số để gọi lại.
Không nên nói: bạn đang ở đâu, khi nào không có nhà, trong nhà còn có ai. Lời chào là đoạn mà bất kỳ ai gọi đến cũng nghe được, nội dung càng ít càng tốt.
Cuộc gọi lạ có thể không nghe
Tổ chức nào thật sự có việc sẽ để lại tin nhắn, hoặc sẽ gửi thêm thư giấy. Không nghe một cuộc gọi từ số lạ không làm sự việc tệ đi.
Trang này có một bài khác về “thư giấy nhận được: thư nào nên mở trước, thư nào bỏ vào thùng tái chế luôn”. Nhiều việc tưởng là bị lỡ, thật ra nằm trong một lá thư.
Đã nghe máy thì chỉ cần giữ một nguyên tắc
Với cuộc gọi bạn nhận được mà không phải do bạn gọi đi, không đưa bất kỳ thông tin nào trong cuộc gọi đó, cũng không gọi lại theo số hoặc đường link bên kia đưa. Cái lợi của nguyên tắc này là: làm theo nó không cần bạn phải đoán trước bên kia là ai.
Nếu cần trả lời, cúp máy rồi tự tìm số điện thoại in trên trang web chính thức, hóa đơn hoặc giấy tờ của tổ chức đó, gọi lại và nói đúng chuyện đó. Mất thêm ba phút, nhưng phía bạn thì chắc chắn.
Khi gọi lại, số điện thoại phải do bạn tự tra
Số chính thức thường in trên hóa đơn, mặt sau thẻ hoặc trang liên hệ của trang web chính thức. Lấy số đứng đầu trong kết quả tìm kiếm thì chưa tính là đã tra.
Trang này có một bài khác về “gọi tổng đài chăm sóc khách hàng: cấu trúc menu thoại và cách gặp người thật”. Xem qua một lần trước khi gọi lại sẽ đỡ được một vòng.
Tự để lại tin nhắn thì để sao cho người ta gọi lại được
Thứ tự là: họ tên, đọc chậm số để gọi lại một lần, một câu nói là chuyện gì, cuối cùng đọc lại số điện thoại một lần nữa. Đọc số hai lần là vì lần đầu bên kia thường đang tìm bút.
Trang này có một bài khác về “gọi điện, trực tuyến hay đến tận quầy: chọn thế nào khi một việc có ba kênh”. Trước khi để lại tin nhắn, nghĩ một chút xem việc này có giải quyết trực tuyến được không.
Trang này có một bài khác về “khi cần chủ động liên lạc, trước hết chắc chắn số điện thoại và lối vào bạn tìm được là đúng”. Bước trước khi gọi lại nằm trong bài đó.
Phạm vi của bài này
Bài này nói về những cách làm bạn tự cài đặt được và những nguyên tắc áp dụng cho chính bạn. Bài không đánh giá tính chất của bất kỳ cuộc gọi, tin nhắn thoại hay tin nhắn nào, không mô tả bất kỳ cách nhận biết, kênh báo cáo hay quy trình xử lý nào, cũng không mô tả quy định của bất kỳ nhà mạng, tổ chức hay cơ quan nhà nước nào. Gặp việc cần xác nhận, hãy liên lạc với tổ chức đó qua kênh chính thức do chính bạn tự tra được.
Điểm chính
Tuần đầu cài hộp thư thoại, lời chào chỉ nói tên và nhờ người gọi để lại những gì; cuộc gọi lạ có thể không nghe; với cuộc gọi đến, luôn luôn không đưa thông tin, không gọi lại theo số bên kia đưa, muốn trả lời thì tự gọi lại bằng số in trên hóa đơn hoặc trang web chính thức.