← Công cụ và hướng dẫn đời sống
Quy ước điền biểu mẫu: thứ tự họ tên, tên đệm, chữ ký và chữ in
Khi điền biểu mẫu ở Mỹ mà bị kẹt, phần lớn là vì sau các ô có một bộ quy ước, và bộ quy ước đó không được ghi trên biểu mẫu.
Các ô họ tên
Biểu mẫu thường tách họ tên ra thành vài ô, và thứ tự thì ngược với thói quen của nhiều ngôn ngữ.
- Việc có thể làm ngay
- First name: thường là tên gọi của bạn
- Last name / Family name / Surname: thường là họ của bạn
- Middle name / Middle initial: nhiều người không có, có thể để trống hoặc làm theo hướng dẫn của biểu mẫu
- Preferred name: cách bạn muốn được gọi, không nhất thiết giống trên giấy tờ
Điều quan trọng nhất: khớp với giấy tờ
Khi điền bất kỳ biểu mẫu chính thức nào, họ tên phải giống hệt cách viết trên hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân chính của bạn, kể cả thứ tự, khoảng trắng và dấu gạch nối.
Vì nhiều thủ tục sau này sẽ đem các giấy tờ đó ra đối chiếu với nhau, và chỗ không khớp sẽ gây phiền phức thật sự. Trang này (trang Visa) có một bài khác về “khi họ tên hoặc ngày sinh không khớp giữa các giấy tờ”.
Chữ ký và chữ in là hai yêu cầu khác nhau
Biểu mẫu thường có cùng lúc hai ô: một ô yêu cầu chữ ký (signature), một ô yêu cầu viết chữ in (print). Đây không phải là trùng lặp, hai ô có chức năng khác nhau.
Chữ ký là cách bạn vẫn ký từ trước đến nay (giống với chữ ký lưu ở ngân hàng); phần chữ in thì phải rõ ràng, dễ đọc, mục đích là để người khác nhận ra được. Vì vậy đừng ký thêm một lần nữa vào ô chữ in.
Những ô thường gặp khác
Mấy ô này cũng dễ làm bạn kẹt.
- Việc có thể làm ngay
- Ngày: ở Mỹ viết theo thứ tự tháng/ngày/năm. Trang này có một bài khác về “những rắc rối thực tế do thứ tự tháng/ngày/năm gây ra”
- Địa chỉ: số nhà đứng trước, số căn hộ có ô riêng. Trang này có một bài khác về “cách điền địa chỉ và số điện thoại theo kiểu Mỹ”
- Điện thoại: định dạng và mã vùng. Trang này có một bài khác về “cách điền địa chỉ và số điện thoại theo kiểu Mỹ”
- Ô không áp dụng cho bạn: làm theo hướng dẫn của biểu mẫu, ghi N/A hoặc để trống, đừng tự nghĩ ra cách ghi
Ô nào không chắc thì đừng đoán
Nếu không chắc một ô cần điền gì, hãy hỏi nhân viên phụ trách hoặc cơ quan đó, đừng tự đoán rồi điền vào. Vì nội dung trên biểu mẫu chính thức có thể được dùng lại về sau.
Và hỏi những câu như vậy là hoàn toàn bình thường, nhân viên phụ trách ngày nào cũng trả lời. Hỏi trước dễ hơn nhiều so với sửa sau.
Điền xong thì chụp ảnh trước
Chụp một tấm trước khi nộp, nhất là biểu mẫu giấy. Như vậy bạn biết mình đã điền gì, và điều đó rất có ích khi về sau bị hỏi lại.
Với biểu mẫu điện tử, hãy lưu một bản PDF hoặc chụp màn hình trước khi gửi. Trang này có một bài khác về “sao lưu bản điện tử của giấy tờ quan trọng”.
Trang này có một bài khác về “khi người khác gửi tài liệu cần bạn ký trực tuyến, ba điều cần kiểm tra trước khi ký”. Với đường liên kết, câu hỏi phát sinh thêm là ai đã gửi thư đó.
Phạm vi của bài này
Bài này nói về quy ước chung khi điền biểu mẫu. Bài không hướng dẫn cách điền, mục đích hay quy định tiếp nhận của bất kỳ mẫu đơn cụ thể nào, không xác định ô nào phải điền gì, và không phải là lời khuyên pháp lý hay di trú. Ô nào không chắc, hãy hỏi lại đơn vị phát hành mẫu đơn đó.
Điểm chính
Họ tên phải giống hệt trên giấy tờ. Chữ ký và chữ in là hai yêu cầu khác nhau, đừng ký lại vào ô chữ in. Ô nào không chắc thì hỏi nhân viên phụ trách, đừng đoán. Điền xong thì chụp ảnh trước.