Thư giấy nhận được: thư nào nên mở trước, thư nào bỏ vào thùng tái chế luôn

Trước hết chấp nhận một điều: thông báo chính thức ở đây thường chỉ gửi bằng giấy

Nhiều thông báo chính thức của các tổ chức, cơ quan nhà nước và tổ chức tài chính không gửi qua email, hoặc email chỉ ghi một câu “vui lòng xem thư bạn đã nhận được”. Vì vậy để nguyên cả xấp không đụng tới thì thứ bị bỏ sót thường không phải là quảng cáo.

Ngược lại cũng đúng: không cần mở hết từng lá. Cách chia chồng hiệu quả hơn đọc hết.

Không cần mở cũng chia được ba chồng

Mặt trước phong bì thường đã đủ manh mối, chia xong rồi hãy quyết định bỏ thời gian vào những lá nào.

• Việc có thể làm ngay
• Người nhận là họ tên đầy đủ của bạn, người gửi là một tổ chức, có in địa chỉ hồi âm: chồng này mở trước
• Người nhận ghi kiểu “Current Resident” (cư dân hiện tại), không nêu tên ai: chồng này phần lớn là quảng cáo
• Phong bì có in thời hạn, ngày tháng hoặc dòng chữ yêu cầu trả lại người gửi: chồng này mở đầu tiên
• Địa chỉ viết tay, từ người bạn quen: để sang một bên, không gấp

Mở ra rồi chỉ tìm hai điều

Điều thứ nhất là ngày tháng và thời hạn: thư này gửi lúc nào, có ghi phải làm gì trước ngày nào không. Điều thứ hai là bạn phải làm gì: trả lời, thanh toán, xác nhận, hay không cần làm gì cả.

Trang này có một bài khác về “thư trong hộp thư bị thiếu, trước hết chia thành ba loại vì thời hạn của chúng khác nhau”. Tiêu chuẩn phân loại ở đó cũng giống ở đây.

Trang này có một bài khác về “bưu kiện cần chính bạn ký nhận mà ban ngày bạn đều vắng nhà, ba cách sắp xếp và cái giá của mỗi cách”. Tờ phiếu báo phát dán trên cửa cũng thuộc loại phải xem ngay trong ngày.

Không tìm thấy thời hạn thì coi như không có, nhưng lá thư này vẫn phải giữ lại. Khi cần xác nhận, hãy hỏi tổ chức đó qua kênh chính thức do chính bạn tự tra được.

Đừng để một xấp thư cứ mãi là một xấp

Ngay trong ngày chia thành ba chồng: việc phải làm, thứ phải giữ, thứ bỏ được. Chồng việc phải làm để ở chỗ nhìn thấy được, chồng thứ phải giữ thì cho vào bìa hồ sơ.

Trong chồng bỏ được, những tờ có tên, địa chỉ hoặc số tài khoản thì cắt hủy rồi mới vứt. Việc này không có ngoại lệ, vì ngồi xét tờ nào không sao còn tốn thời gian hơn cắt hủy luôn.

Sau khi chuyển nhà, mỗi lá thư được chuyển tiếp là một tín hiệu

Trong thời gian chuyển tiếp thư, nếu có thư được chuyển tiếp đến, nghĩa là bên gửi đó vẫn chưa đổi địa chỉ. Nhận một lá thì đi đổi một chỗ, như vậy hiệu quả hơn nhiều so với sau này ngồi nhớ lại xem còn sót ai.

Trang này (trang Chuyển nhà) có một bài khác về “thứ tự đổi địa chỉ, chỗ nào đổi trước, chỗ nào sẽ tự động đổi theo”.

Những thứ cần giữ: scan thành tệp dễ tìm hơn chất thành xấp

Phiền phức của giấy chất đống là lúc cần dùng thì lục không ra. Chụp ảnh hoặc scan thành PDF, đặt tên tệp ghi ngày tháng và ai gửi là đủ.

Trang này có một bài khác về “những thư bạn chưa từng đăng ký mà cứ gửi đến, loại nào ngừng nhận được và ngừng thế nào”. Chia xong rồi, một phần trong số đó có thể cho ngừng gửi đến.

Trang này có một bài khác về “biến giấy tờ thành tập tin tìm lại được: đặt tên quan trọng hơn scan”.

Phạm vi của bài này

Bài này nói về cách chia chồng và sắp xếp mà bạn tự lập được. Bài không đánh giá tính chất, thật giả hay mức độ quan trọng của bất kỳ lá thư nào, không diễn giải nội dung của bất kỳ thông báo nào, cũng không mô tả quy định hay quy trình xử lý của bất kỳ cơ quan bưu chính, nhà nước hay tổ chức tài chính nào. Ý nghĩa của mọi thông báo và việc cần làm, hãy theo giải thích chính thức của tổ chức đó hoặc kênh chính thức do chính bạn tự tra được.