重要書類のデジタルバックアップを確実にする方法

少なくとも2つの異なる場所に

1つはクラウドに、もう1つは手元（外付けハードディスクまたは別の端末）に置きます。2つとも同じパソコンにあるなら、2つとは数えません。

クラウドのアカウントは2段階認証を有効にし、復旧の手段（予備のメールアドレス、バックアップコード）がいまも使えるものであることを確認します。

• 実際にできること
• クラウドのアカウントは2段階認証を有効にし、バックアップコードを印刷して保管する
• 復旧用のメールアドレスが、いまも使っているものであることを確認する

ファイル名は検索で見つかるようにする

「年-種類-相手」の形式で名前を付けます。たとえば 2026-lease-mainst です。半年後に、自分に感謝することになります。

フォルダは年または種類で分け、全部を1か所に積み上げないようにします。

スキャンの仕様が、使えるかどうかを左右する

全体が写っていて、平らで、四隅が画面に収まり、文字がはっきりしていること。カラーのほうが白黒より安全です。印章の色を見分ける必要のある機関もあるからです。

バックアップがまだあるかを定期的に確認する

年に1回開いて、ファイルがまだ開けることを確認します。バックアップでいちばんよくある失敗は「バックアップがあると思っていたのに、必要になって初めて壊れていると気づく」ことです。

普通の写真と一緒に置かない

身分証明書のスキャンをスマートフォンの写真アプリに置いたままにすると、いちばん問題が起きやすいのは自動同期です。共有アルバムに入ってしまったり、気づいていないサービスにバックアップされたり、ほかの写真を共有するときにスクロールする画面に一緒に出てきたりします。

やり方としては、独立したフォルダに入れ、そのフォルダが公開または共有の場所に自動同期される設定になっていないことを確認します。撮影したあとは、写真アプリに残った元の写真を処理することも忘れないでください。

アカウントを離れる前に先に移す

学校や会社から与えられたアカウントは、そこを離れたあとに閉鎖されますが、閉鎖の時期をわざわざ知らせてくれることは通常ありません。そのアカウントで保存したファイルは一緒に消えます。

ですから、離れる前にデータを自分自身のアカウントに移しておきます。同じ理屈は、email アドレスや携帯電話の番号を変えるときにも当てはまります——変える前に、どのサービスがそれを確認に使っているかをまず確かめます。当サイト（お金のサイト）には、カードや口座を替えるときに更新が必要な箇所についての別の記事があります。方法は同じです。

命名とスキャンの仕様は別の記事で。ここでは保管だけを扱う

上で触れた命名とスキャンの仕様については、当サイトには、紙の書類を見つけられるファイルに変えること、大切なのはスキャンそのものではなく命名であることについての別の記事があります。分類をいくつ作るか、ファイル名の3つの部分をどう決めるか、どの仕様でスキャンすれば足りるかは、その記事のほうが詳しく書いています。

この記事が扱うのは後ろの半分です。ファイルはすでにある、それをどうやってなくさないようにするか、という点です。両者の違いは、前者は一度やれば形が決まるのに対し、後者は維持し続けなければならないことにあります——アカウントは閉鎖され、クラウドはいっぱいになり、USB メモリは壊れますが、どれも事前には知らせてくれません。

当サイトには、パソコンやスマートフォンが突然起動しなくなったとき、修理に出す前にまずやる3つのことについての別の記事があります。バックアップを取っていなかったその日、1つ目にやるのはデータがどこにあるかを確認することです。

当サイト（お金のサイト）には、銀行の貸金庫と、借りる前にまず尋ねる3つのことについての別の記事があります。スキャンでは解決できないいくつかのものは、デジタルバックアップの外に置き場所があります。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、自分で作れるバックアップの習慣です。どのサービスや端末も推奨せず、どのやり方が個人データの保護に十分かを判断するものでもなく、情報セキュリティに関する助言にもあたりません。

身分証明書の番号や金融口座の番号といった機微な情報の保存方法については、それぞれの機関の正式な推奨に従ってください。