Biểu mẫu trực tuyến cứ báo sai định dạng: vài nguyên nhân thường gặp

Ô số điện thoại

Nguyên nhân hay gặp nhất là sai số chữ số hoặc có kèm mã quốc gia. Biểu mẫu ở Mỹ thường chờ số theo định dạng trong nước, đừng thêm tiền tố quay số quốc tế.

Ngoài ra, ký tự phân cách thì có ô nhận, có ô không. Nếu cứ bị chặn, hãy thử chỉ nhập chữ số, không thêm ký hiệu nào. Trang này có một bài khác về “cách điền địa chỉ và số điện thoại theo kiểu Mỹ”.

Ô địa chỉ

Địa chỉ bị chặn thường vì vài lý do sau, có thể kiểm tra lần lượt.

• Việc có thể làm ngay
• Ghi số căn hộ vào dòng tên đường, thay vì dòng thứ hai dành riêng cho nó
• Chữ viết tắt loại đường khác với kiểu hệ thống chờ
• Mã bưu chính (ZIP code) sai số chữ số, hoặc không khớp với thành phố và tiểu bang
• Ghi tên đầy đủ của tiểu bang thay vì chữ viết tắt hai chữ cái

Có hệ thống tự đối chiếu địa chỉ

Có biểu mẫu sẽ đem địa chỉ bạn điền đi đối chiếu với cơ sở dữ liệu bưu điện, rồi hiện ra gợi ý kiểu “có phải ý bạn là địa chỉ này”.

Phần lớn trường hợp, chấp nhận gợi ý là đúng, vì việc gửi thư sau này sẽ theo định dạng đó. Nhưng nếu địa chỉ được gợi ý rõ ràng không phải nơi bạn ở thì đừng chấp nhận, hãy quay lại kiểm tra địa chỉ của mình viết thế nào mới đúng.

Ô ngày tháng

Ngày tháng bị chặn thường là do thứ tự. Mặc định ở Mỹ là tháng/ngày/năm, ngược với nhiều nơi. Trang này có một bài khác về “cách viết ngày tháng kiểu Mỹ”.

Có danh sách thả xuống thì dùng danh sách thả xuống, an toàn hơn tự gõ. Nếu phải tự gõ, hãy xem cạnh ô có dòng chữ nhỏ ghi định dạng hay không.

Ô họ tên

Họ tên bị chặn thường vì có dấu gạch nối, khoảng trắng, hoặc chữ cái không thuộc bảng chữ cái tiếng Anh. Có hệ thống không nhận những ký tự này.

Gặp trường hợp này, đừng tự viết lại thành một cái tên khác. Trước hết xem hướng dẫn của ô đó, hoặc liên hệ thẳng cơ quan đó để hỏi, vì họ tên phải khớp với giấy tờ, điểm này không thể nhân nhượng chỉ để qua được bước kiểm tra. Trang này có một bài khác về “quy ước điền biểu mẫu”.

Lưu một bản trước khi gửi

Điền xong mà chưa gửi, hãy chụp màn hình hoặc lưu thành PDF trước. Biểu mẫu hết thời gian chờ hoặc gửi thất bại khiến phải điền lại từ đầu là chuyện rất thường gặp và rất bực mình.

Gửi thành công rồi cũng lưu lại màn hình xác nhận, trên đó thường có mã số. Trang này có một bài khác về “sao lưu bản điện tử của giấy tờ quan trọng”.

Phạm vi của bài này

Bài này nói về những lỗi định dạng thường gặp và những cách kiểm tra bạn có thể tự thử. Bài không mô tả quy tắc kiểm tra thực tế của bất kỳ hệ thống nào, và không xác định cách điền nào sẽ được chấp nhận.

Yêu cầu thực tế của từng ô hãy theo hướng dẫn của hệ thống hoặc cơ quan đó.