Khi ở nhà chưa có máy in: in và scan ở bên ngoài

Trước hết xác định mình cần gì

In, scan và photocopy là ba việc khác nhau, dịch vụ cần dùng cũng khác. Ngoài ra, yêu cầu về định dạng và màu sắc sẽ ảnh hưởng đến lựa chọn.

• Việc có thể làm ngay
• In một mặt hay hai mặt
• Đen trắng hay màu
• Khổ giấy (Trang này có một bài khác về “các khổ giấy ở Mỹ”)
• Có cần đóng dấu, ký tên hay công chứng (notary) không (công chứng là một việc khác)

Vài loại địa điểm thường gặp

Mỗi nơi hợp với một tình huống khác nhau. Dưới đây là các loại.

• Việc có thể làm ngay
• Thư viện: thường có in và scan, phần lớn cần làm thẻ thư viện
• Chuỗi cửa hàng văn phòng phẩm và dịch vụ in ấn: nhiều lựa chọn, hợp khi có nhu cầu đặc biệt
• Cửa hàng dịch vụ gửi hàng và đóng gói: thường có luôn dịch vụ in và photocopy
• Trường học hoặc công ty: nếu bạn đã là sinh viên hoặc nhân viên ở đó, đây thường là chỗ tiện nhất

Thư viện đáng ghé trước

Thư viện công cộng thường là lựa chọn rẻ nhất, và chính quá trình làm thẻ cũng giúp bạn làm quen một lần với thủ tục ở địa phương. Mang giấy tờ gì thì tùy quy định từng thư viện, hãy tra trước hoặc gọi điện hỏi.

Ngoài ra, thư viện thường có máy tính cho mọi người dùng, rất có ích khi bạn chưa có máy in và cũng chưa lắp xong internet ở nhà.

Scan bằng điện thoại

Phần lớn trường hợp, scan thật ra không cần máy scan. Chức năng có sẵn của điện thoại hoặc máy ảnh là tạo được file PDF dùng được, đa số biểu mẫu trực tuyến đều nhận.

Bí quyết là ánh sáng đều, chụp thẳng vào tài liệu, bốn góc đều nằm trong khung hình, không có bóng. Lưu thành PDF chứ không phải ảnh, vì nhiều hệ thống chỉ nhận PDF. Trang này có một bài khác về “sao lưu bản điện tử của giấy tờ”.

Thói quen an toàn khi in ở bên ngoài

Khi dùng máy tính công cộng hoặc máy của cửa hàng để xử lý giấy tờ có thông tin cá nhân, nên tập vài thói quen: in xong lấy giấy ngay, đừng để tập tin lại trên máy đó, dùng xong đăng xuất mọi tài khoản.

Nếu dùng USB, in xong hãy xóa tập tin rồi mới mang đi. Nếu gửi tập tin cho cửa hàng qua email, sau đó hãy xóa bức thư đó đi. Trang này có một bài khác về “tấm thẻ thư viện công cộng, mượn sách chỉ là việc nhỏ nhất trong đó”.

Phạm vi của bài này

Bài này nói về những cách làm có thể chuẩn bị trước. Bài không giới thiệu cửa hàng hay dịch vụ nào, và không đánh giá nơi nào thích hợp để xử lý giấy tờ nhạy cảm.

Xử lý giấy tờ có thông tin cá nhân trên thiết bị công cộng có nguy cơ bị lộ thông tin, hãy tự cân nhắc và xóa dữ liệu tạm cũng như trạng thái đăng nhập.