← Công cụ và hướng dẫn đời sống
Nhờ người viết giùm một lá thư: trước hết chuẩn bị cho họ biết lá thư đó cần chứng minh điều gì
Trang này có một bài khác về “có người nhờ bạn viết giùm một lá thư: trước hết hỏi lá thư đó cần chứng minh điều gì”. Bài này thì ngược lại: bạn là người phải mở lời.
Trước hết hỏi bên nhận thư cần gì
Ai ký, có cần giấy có tiêu đề (letterhead) không, có cần ngày tháng và thông tin liên lạc không, và cần chứng minh chuyện gì. Mấy mục này ghi trong hướng dẫn của bên nhận, không phải đoán.
Trang này (trang Visa) có một bài khác về “xin chủ thuê giấy xác nhận đang làm việc: trước hết hỏi rõ bên kia cần loại nào”. Cùng một bộ câu hỏi, chỉ đổi đối tượng.
Đưa họ một bản “ý chính”, đừng đưa bản nháp
Liệt kê mấy điểm cần có, quan hệ giữa hai người và đã quen nhau bao lâu, và những sự việc cụ thể có thể dẫn ra. Viết sẵn cả lá thư rồi nhờ người ta ký thì đọc lên sẽ không giống họ viết, mà bên nhận thư đọc thư nhiều hơn bạn.
Trang này có một bài khác về “nhờ người khác làm người giới thiệu cho bạn: chuẩn bị ba thứ trước khi mở lời”. Ba thứ đó ở đây cũng là cùng một bộ.
Thời hạn phải nói sớm lên một tuần
Người kia cũng có lịch riêng, mà ký tên, scan, gửi đi việc nào cũng tốn thời gian. Nói với họ thời hạn sớm hơn thời hạn thật một tuần, vừa là phép lịch sự vừa là bảo hiểm.
Trang này có một bài khác về “bên kia muốn bạn quyết ngay: trước hết xem thời hạn đó do ai đặt ra”. Khi bạn là bên đưa ra yêu cầu, đừng đẩy áp lực sang người kia.
Xác nhận trước hình thức nộp
Bản gốc bằng giấy, tệp scan, hay để họ gửi thẳng cho bên nhận. Cách thứ ba thường là cách duy nhất được tính, và nó cần địa chỉ hoặc đường dẫn tải lên của bên nhận.
Trang này (trang Visa) có một bài khác về “bản gốc, bản sao, tệp scan, ảnh trong điện thoại: loại nào được tính do bên nhận quyết định”. Câu này phải hỏi xong trước khi họ đặt bút.
Thư không phải tiếng Anh thì hỏi trước chuyện dịch
Thư do chủ cũ hoặc trường ở nước nhà viết có thể phải kèm bản dịch, và quy cách bản dịch cũng do bên nhận đặt ra. Mục này hỏi muộn sẽ thêm một vòng qua lại.
Trang này (trang Visa) có một bài khác về “giấy tờ không phải tiếng Anh khi nào cần dịch, phải dịch tới mức nào”. Đọc bài đó trước rồi hãy mở lời.
Nhận được rồi thì báo lại, và giữ một bản
Báo lại kết quả, và tự giữ một tệp scan. Lá thư đó sau này có thể còn dùng tới, mà cái giá của việc mở lời thêm lần nữa cao hơn nhiều so với lưu lại một bản.
Trang này có một bài khác về “sao lưu kỹ thuật số giấy tờ quan trọng thế nào cho chắc”. Lá thư này chính là thứ cần bỏ vào đó.
Phạm vi của bài này
Bài này nói về những gì cần chuẩn bị trước khi mở lời và cách nộp — tức là cách làm. Bài không mô tả yêu cầu của bất kỳ cơ quan nào đối với thư, cũng không đưa ra lời khuyên nào về pháp lý hay di trú.
Yêu cầu thực tế, hãy lấy hướng dẫn chính thức của bên nhận làm chuẩn.
Điểm chính
Sau khi người kia nhận lời, câu hay làm kẹt nhất là “vậy tôi viết gì đây”, và câu trả lời nằm trong tay bạn, vì yêu cầu là do bên nhận thư đặt ra. Trước hết hỏi bên nhận: ai ký, có cần giấy có tiêu đề không, có cần ngày tháng và thông tin liên lạc không, cần chứng minh chuyện gì. Đưa họ bản ý chính chứ không phải bản nháp — viết sẵn cả lá thư rồi nhờ ký thì đọc lên không giống họ viết, mà bên nhận đọc thư nhiều hơn bạn. Thời hạn nói sớm lên một tuần, vì ký tên, scan, gửi đi việc nào cũng tốn thời gian. Xác nhận trước hình thức nộp: bản gốc bằng giấy, tệp scan, hay để họ gửi thẳng cho bên nhận — cách thứ ba thường là cách duy nhất được tính. Thư không phải tiếng Anh thì hỏi trước chuyện dịch. Nhận được rồi thì báo lại một câu, và tự giữ một tệp scan.