← Công cụ và hướng dẫn đời sống
Đặt hẹn và xếp hàng: những yếu tố bạn tự kiểm soát được
Thời gian đầu mới sang, bạn phải đến khá nhiều quầy, và cái giá về thời gian của mỗi lần đi chủ yếu nằm ở việc chờ. Có vài điều bạn tự chọn được, và tác dụng lớn hơn bạn nghĩ.
Đặt hẹn được thì nhất định đặt hẹn
Ở những nơi có hệ thống đặt hẹn, người đến trực tiếp không hẹn trước thường phải chờ lâu hơn nhiều. Hơn nữa, khung giờ đông khách ở một số cơ quan phải đặt trước rất lâu, nên khi đã chắc sẽ làm việc đó thì đặt hẹn trước, đừng đợi đủ giấy tờ rồi mới đặt.
Giấy tờ thường vẫn kịp chuẩn bị đủ trước ngày hẹn, còn chỗ hẹn thì không đợi bạn.
Chọn khung giờ
Theo kinh nghiệm, mấy điểm dưới đây chênh lệch rõ, nhưng tình hình thực tế mỗi nơi một khác, bạn có thể tự quan sát vài lần.
- Việc có thể làm ngay
- Nhóm đầu tiên lúc vừa mở cửa thường chờ ít nhất
- Trước và sau giờ nghỉ trưa, và trước giờ đóng cửa thường đông nhất
- Thứ Hai, đầu tháng và cuối tháng thường đông người hơn
- Trước và sau kỳ nghỉ lễ dài thường tệ nhất
Mang theo thứ giúp bạn chờ được
Mang theo đồ sạc, nước, và những việc có thể làm trong lúc chờ. Coi việc chờ là một phần đã tính trước thì tâm trạng sẽ dễ chịu hơn nhiều, mà tâm trạng ảnh hưởng đến cách bạn trình bày ở quầy.
Nếu đi cùng con nhỏ, chuẩn bị thêm thứ cho các con làm. Với trẻ con, thời gian chờ còn khó chịu hơn.
Sắp xếp xong trước khi được gọi số
Trong lúc chờ, xếp giấy tờ theo thứ tự và viết sẵn các câu hỏi ra giấy. Đến lượt bạn thì thời gian thường rất ngắn, lục tìm giấy tờ sẽ ngốn mất phần lớn.
Trang này (trang Visa) có một bài khác về “những việc nên làm xong trước khi đến một cơ quan nhà nước”. Khoảng thời gian chờ chính là lúc để sắp xếp lần cuối.
Xác nhận ba điều trước khi rời đi
Làm xong đừng vội đi. Hãy xác nhận: việc này đã hoàn tất chưa? Tôi sẽ nhận được gì, khi nào? Nếu không nhận được thì tôi tìm ai?
Hỏi ba câu này ở quầy mất ba mươi giây, gọi điện hỏi sau đó mất ba mươi phút. Trang này (trang Visa) có một bài khác về “số biên nhận và số hồ sơ, nên chép lại ngay”.
Khi không đặt được hẹn, còn hai cách
Ở những cơ quan đông khách, khung giờ vừa mở ra thường kín ngay, và phần lớn mọi người chấp nhận ngày gần nhất còn đặt được. Trước khi làm vậy, có hai việc đáng thử.
Thứ nhất là xem lại các chỗ người khác hủy. Phần lớn hệ thống đặt hẹn mở lại ngay khung giờ người khác vừa hủy, có thể xuất hiện bất cứ lúc nào, không có giờ cố định. Vì vậy thay vì mỗi ngày xem một lần, hãy liếc qua vài lần vào những lúc rảnh rải rác trong ngày.
Thứ hai là hỏi xem còn địa điểm nào khác không. Cùng một cơ quan thường có văn phòng ở các thành phố lân cận, nơi đó có thể dễ đặt hẹn hơn nhiều. Tính cả thời gian lái xe đi về vẫn nhanh hơn chờ thêm ba tuần, và đổi hay không là do bạn tự quyết. Trang này (trang Xe) có một bài khác về “khi có người hỏi bạn chở giúp một đoạn, những điều cần hỏi rõ trước khi nhận lời”. Trang này có một bài khác về “khi bạn không thể tự mình có mặt, trước hết hỏi bên kia có chấp nhận người đại diện không”. Trang này có một bài khác về “khi không đi được buổi hẹn, trước hết xem khoản phí hủy được tính thế nào”.
Trang này có một bài khác về “khi bên kia hủy hẹn hoặc không xuất hiện, trước hết xác định thứ bị thay đổi là loại nào”. Đã đặt được hẹn mà bị bên kia thay đổi thì đi theo một con đường khác.
Phạm vi của bài này
Bài này nói về những lựa chọn bạn tự kiểm soát được. Bài không mô tả quy định đặt hẹn của bất kỳ cơ quan hay tổ chức nào, cũng không bảo đảm cách nào sẽ rút ngắn được thời gian chờ.
Điểm chính
Đặt hẹn được thì đặt trước, đừng đợi đủ giấy tờ mới đặt. Chọn khung giờ vừa mở cửa. Trong lúc chờ, xếp giấy tờ và viết câu hỏi ra. Trước khi rời đi, xác nhận việc đã xong chưa, sẽ nhận được gì, không nhận được thì tìm ai.