Có người nhờ bạn viết giùm một lá thư: trước hết hỏi lá thư đó cần chứng minh điều gì

Trước hết hỏi ai nhận thư, cần chứng minh điều gì

Chủ nhà muốn thấy “người này trả được tiền và dễ sống chung”, trường học muốn thấy “người này thể hiện thế nào ở một mặt nào đó”, chủ thuê lại muốn thấy thứ khác. Cùng một người có thể viết ra ba lá thư rất khác nhau, mà lá viết sai hướng thường không dùng lại được.

Trang này (trang Visa) có một bài khác về “xin chủ thuê một lá thư xác nhận việc làm: trước hết xác nhận bên kia cần loại nào”. Bài đó đứng ở phía người xin thư, nội dung nhìn ngược lại chính là những thông tin bạn phải hỏi ra.

• Việc có thể làm ngay
• Nơi nhận thư là ai
• Cần chứng minh chuyện gì
• Có quy định hình thức, độ dài hay mục bắt buộc không
• Khi nào cần, gửi cho ai

Có yêu cầu về hình thức không, hỏi rồi hãy viết

Có nơi có mẫu đơn hoặc ô bắt buộc, có nơi đòi tiêu đề thư và chữ ký, có nơi chỉ cần một đoạn văn. Hỏi rõ trước đỡ phải viết lại, và người kia thường lấy được bản yêu cầu đó.

Trang này có một bài khác về “bạn muốn nhờ người viết giùm một lá thư: trước hết chuẩn bị sẵn cho họ lá thư đó cần chứng minh điều gì”. Chiều ngược lại nằm ở bài đó.

Trang này có một bài khác về “khi bạn muốn nhờ người khác làm người giới thiệu: trước khi mở lời chuẩn bị ba thứ”. Khi bạn là người mở lời, hãy đưa câu trả lời này ra trước.

Trang này có một bài khác về “quy ước khi điền biểu mẫu: thứ tự họ tên, tên đệm, chữ ký và chữ in”. Cách viết họ tên và ngày tháng trong thư áp dụng cùng một loạt quy ước đó.

Chỉ viết những gì bạn thật sự biết

Quen nhau bao lâu, trong hoàn cảnh nào, bạn đã thực sự quan sát được gì. Ba mục này viết rõ là đủ. Bảo đảm thay người kia những chuyện bạn không chắc, chưa chắc giúp được họ, mà rủi ro lại rơi vào bạn.

Trang này (trang Visa) có một bài khác về “có người nhờ bạn làm người xác nhận, hoặc có người gọi tới hỏi bạn để kiểm chứng: trước hết xác nhận ai đang gọi”. Viết thư và nghe điện thoại là hai hình thức của cùng một chuyện, phạm vi nói được là như nhau.

Thông tin liên lạc của bạn sẽ được dùng tới

Số điện thoại hoặc email để lại trong thư, nơi nhận thư có thể thật sự gọi tới hoặc gửi thư hỏi để kiểm chứng. Để lại cái bạn có xem, và nghĩ trước khi bị hỏi thì trả lời thế nào.

Trang này có một bài khác về “gọi tổng đài chăm sóc khách hàng: cấu trúc menu thoại và cách gặp được người thật”. Ngược lại, khi bạn là người bị gọi để kiểm chứng, bạn muốn bên kia gọi được cho bạn, nên số để lại phải là số bạn nghe máy.

Viết xong thì đưa đương sự xem một lần

Họ sẽ biết trong thư có sự việc nào viết sai không, ví dụ ngày tháng hay chức danh. Đưa họ xem không có nghĩa là để họ sửa nội dung, hai chuyện này có thể nói rõ riêng ra.

Trang này có một bài khác về “xác nhận hai bên đang nói cùng một chuyện: nhắc lại, ghi ra, đối từng chữ”. Trước khi gửi thư đi, dùng cùng cách đó xác nhận một lần.

Giữ một bản, ghi một dòng

Bạn đã viết gì, ngày nào, đưa cho ai. Lần sau cùng người đó lại nhờ bạn viết, bản này là điểm bắt đầu tốt nhất; khi bị kiểm chứng, nó cũng là căn cứ duy nhất của bạn.

Trang này có một bài khác về “biến giấy tờ thành tệp tìm lại được: đặt tên quan trọng hơn quét”. Loại thư này nên xếp chung một quy tắc với giấy tờ của chính bạn.

Phạm vi của bài này

Bài này nói về quy trình và những câu cần hỏi — tức là cách làm. Bài không cung cấp bất kỳ mẫu thư nào, không giải thích yêu cầu hình thức của bất kỳ nơi nào, không phán đoán lá thư nào sẽ được chấp nhận, và cũng không đưa ra bất kỳ lời khuyên pháp lý, di trú hay việc làm nào.

Yêu cầu của từng nơi, hãy lấy hướng dẫn chính thức của nơi đó làm chuẩn. Giấy tờ liên quan đến hiệu lực pháp lý, hãy hỏi người có chuyên môn được cấp phép.