誰かに手紙を書いてもらうとき：その手紙が何を証明するのかを先に用意しておく
当サイトには、誰かに手紙を書いてほしいと頼まれたとき、その手紙が何を証明するのかを先に聞くことについての別の記事があります。この記事はその逆で、あなたが頼む側です。
まず手紙を受け取る側が何を求めているかを聞く
誰が署名するのか、レターヘッド付きの用紙が必要か、日付と連絡先が必要か、そして証明するのはどの事柄なのか。これらの項目は相手方の説明に書かれているもので、推測に頼るものではありません。
当サイト（ビザサイト）には、雇用主に在職証明書を頼むとき、相手が求めているのがどれなのかをまず確認することについての別の記事があります。同じ質問のセットを、別の相手に向けるだけです。
渡すのは「要点」であって、下書きではない
盛り込んでほしいいくつかの点、二人の関係とその期間、そして引用できる具体的な事実を挙げます。手紙全体を代わりに書いてから署名だけを頼むと、読んだときに本人が書いたものらしくなくなります。そして、受け取る側が読んでいる手紙の量は、あなたよりも多いのです。
当サイトには、誰かに推薦人を頼むとき、切り出す前に三つ準備することについての別の記事があります。あの三つは、ここでも同じものです。
期限は一週間前倒しにする
相手にも自分の予定があり、署名、スキャン、発送のそれぞれに時間がかかります。本当の期限を一週間前倒しにして伝えるのは、礼儀であり、保険でもあります。
当サイトには、相手に今すぐ決めるよう求められたら、その期限を誰が決めたのかを先に見分けることについての別の記事があります。あなたが頼む側であるときは、プレッシャーを相手に転嫁しないようにします。
提出の形式を先に確認する
紙の原本なのか、スキャンデータなのか、それとも相手から受取先に直接送ってもらうのか。三つ目だけが有効と認められることがよくあり、その場合は受取先の住所かアップロード用のリンクが必要です。
当サイト（ビザサイト）には、原本、コピー、スキャンデータ、スマートフォンの写真のうち、どれが有効かは受け取る側が決めることについての別の記事があります。この点は、相手が書き始める前に聞き終えておきます。
英語以外の手紙は翻訳の扱いを先に聞く
母国の雇用主や学校が書いた手紙には、翻訳の添付が必要になることがあり、翻訳の仕様も受取先が決めます。この項目は、聞くのが遅れると、やり取りが一往復増えます。
当サイト（ビザサイト）には、英語以外の書類はいつ翻訳が必要で、どの水準まで翻訳すればよいかについての別の記事があります。先にあの記事を読んでから切り出します。
受け取ったら一言返し、控えも一部残す
結果を報告し、自分でもスキャンデータを一部残しておきます。同じ手紙は後でまた使う可能性があり、もう一度頼むコストは、控えを残しておくコストよりずっと高くつきます。
当サイトには、重要書類のデジタルバックアップを確実にする方法についての別の記事があります。この一通こそ、そこに入れておくべきものです。
この記事の範囲
この記事が扱うのは、切り出す前に何を準備するか、そしてどう提出するかで、書いてあるのはやり方です。いかなる機関の手紙に関する要件も述べず、法律上または移民手続き上の助言も一切提供しません。
実際の要件は、受取先の正式な説明が基準です。
ポイント
相手が引き受けてくれたあと最もよく詰まるのは「それで、何を書けばいいの」で、この問いの答えはあなたの手元にあります。要件を出しているのは手紙を受け取る側だからです。まず受け取る側に聞きます。誰が署名するのか、レターヘッド付きの用紙が必要か、日付と連絡先が必要か、どの事柄を証明するのか。相手には下書きではなく要点を渡します。手紙全体を代わりに書いてから署名だけを頼むと、読んだときに本人が書いたものらしくなくなり、しかも受け取る側が読んでいる手紙の量はあなたよりも多いのです。期限は一週間前倒しにします。署名、スキャン、発送のそれぞれに時間がかかるからです。提出の形式を先に確認します。紙の原本なのか、スキャンデータなのか、相手から受取先に直接送ってもらうのか。三つ目だけが有効と認められることがよくあります。英語以外の手紙は翻訳の扱いを先に聞きます。受け取ったら一言返し、自分でもスキャンデータを一部残しておきます。