有人請你幫他寫一封信：先問那封信要證明什麼

先問收信的是誰、要證明什麼

房東要看的是「這個人付得出來而且好相處」，學校要看的是「這個人在某方面的表現」，雇主要看的是別的東西。同一個人可以寫出很不一樣的三封信，而寫錯方向的那一封通常不能改用。

本站另有一篇（在簽證站）談跟雇主要一封在職證明，先確認對方要的是哪一種。那一篇是站在要信的那一端，內容反過來看就是你要問出來的資訊。

• 實際可以做的
• 收信的單位是誰
• 要證明的是哪一件事
• 有沒有指定的格式、長度或必填項
• 什麼時候要、寄給誰

有沒有格式要求，先問再寫

有些單位有表格或必填欄位，有些要求信頭與簽名，有些只要一段文字。先問清楚可以省掉重寫，而且對方通常拿得到那份要求。

本站另有一篇談填表的慣例：姓名順序、中間名、簽名與正楷。信件上的姓名與日期寫法，適用同一批慣例。

只寫你真的知道的事

認識多久、在什麼場合、你實際觀察到什麼。這三項寫清楚就夠了。替對方擔保你沒有把握的事，對他不一定有幫助，而風險落在你身上。

本站另有一篇（在簽證站）談有人請你當證明人，或有人打來向你查證，先確認這通電話是誰打的。寫信與接電話是同一件事的兩種形式，能講的範圍一樣。

你的聯絡方式會被使用

信上留的電話或電子郵件，收信單位可能真的會打來或寄信查證。留一個你會看的，而且先想好被問到的時候要怎麼回答。

本站另有一篇談打電話給客服，語音選單的結構與怎麼找到真人。反過來被查證的時候，你希望對方接得到你，所以留的號碼要是接得到的那一支。

寫完先給當事人看一次

他會知道裡面有沒有寫錯的事實，例如日期或職稱。給他看不代表讓他改內容，這兩件事可以分開講清楚。

本站另有一篇談確認你們講的是同一件事：複述、寫下來、逐字對。信件在送出去之前用同一個做法確認一次。

留一份，記一行

你寫過什麼、哪一天、給了誰。同一個人下次再請你寫的時候，這一份是最好的起點；被查證的時候，它也是你唯一的依據。

本站另有一篇談把紙本變成找得到的檔案，命名比掃描重要。這一類的信值得跟你自己的文件放在同一套規矩下。

本文的範圍

這一篇談的是流程與要問的問題，也就是做法。它不提供任何信件範本，不說明任何單位的格式要求，不判斷任何一封信會不會被接受，也不提供任何法律、移民或雇傭上的建議。

各單位的要求請以該單位的官方說明為準。牽涉到法律效力的文件，請諮詢合格的專業人士。