有人请你帮他写一封信：先问那封信要证明什么

先问收信的是谁、要证明什么

房东要看的是“这个人付得出来而且好相处”，学校要看的是“这个人在某方面的表现”，雇主要看的是别的东西。同一个人可以写出很不一样的三封信，而写错方向的那一封通常不能改用。

本站另有一篇（在签证站）谈跟雇主要一封在职证明，先确认对方要的是哪一种。那一篇是站在要信的那一端，内容反过来看就是你要问出来的信息。

• 实际可以做的
• 收信的单位是谁
• 要证明的是哪一件事
• 有没有指定的格式、长度或必填项
• 什么时候要、寄给谁

有没有格式要求，先问再写

有些单位有表格或必填栏位，有些要求信头与签名，有些只要一段文字。先问清楚可以省掉重写，而且对方通常拿得到那份要求。

本站另有一篇谈填表的惯例：姓名顺序、中间名、签名与正楷。信件上的姓名与日期写法，适用同一批惯例。

只写你真的知道的事

认识多久、在什么场合、你实际观察到什么。这三项写清楚就够了。替对方担保你没有把握的事，对他不一定有帮助，而风险落在你身上。

本站另有一篇（在签证站）谈有人请你当证明人，或有人打来向你查证，先确认这通电话是谁打的。写信与接电话是同一件事的两种形式，能讲的范围一样。

你的联系方式会被使用

信上留的电话或电子邮件，收信单位可能真的会打来或寄信查证。留一个你会看的，而且先想好被问到的时候要怎么回答。

本站另有一篇谈打电话给客服，语音菜单的结构与怎么找到真人。反过来被查证的时候，你希望对方接得到你，所以留的号码要是接得到的那一支。

写完先给当事人看一次

他会知道里面有没有写错的事实，例如日期或职称。给他看不代表让他改内容，这两件事可以分开讲清楚。

本站另有一篇谈确认你们讲的是同一件事：复述、写下来、逐字对。信件在送出去之前用同一个做法确认一次。

留一份，记一行

你写过什么、哪一天、给了谁。同一个人下次再请你写的时候，这一份是最好的起点；被查证的时候，它也是你唯一的依据。

本站另有一篇谈把纸本变成找得到的文件，命名比扫描重要。这一类的信值得跟你自己的文件放在同一套规矩下。

本文的范围

这一篇谈的是流程与要问的问题，也就是做法。它不提供任何信件范本，不说明任何单位的格式要求，不判断任何一封信会不会被接受，也不提供任何法律、移民或雇佣上的建议。

各单位的要求请以该单位的官方说明为准。牵涉到法律效力的文件，请咨询合格的专业人士。