手紙を書いてほしいと頼まれたとき：まずその手紙が何を証明するのかを聞く

まず、受け取るのは誰で、何を証明するのかを聞く

家主が見たいのは「この人は支払えて、付き合いやすい」ということ、学校が見たいのは「この人のある面での実績」、雇用主が見たいのはまた別のことです。同じ人についてまったく違う3通の手紙が書けますし、方向を間違えて書いた一通は通常、使い回しがききません。

当サイト（ビザサイト）には、雇用主に在職証明のレターを頼むとき、まず相手が求めているのはどの種類かを確認することについての別の記事があります。その記事は手紙を頼む側の立場で書かれていますが、内容を裏返して読めば、あなたが聞き出すべき情報になります。

• 実際にできること
• 受け取る機関はどこか
• 証明するのはどのことか
• 指定の形式、長さ、必須項目があるか
• いつ必要で、誰に送るのか

形式の要件があるかどうか、書く前に聞く

用紙や必須の欄がある機関もあれば、レターヘッドと署名を求める機関、文章が一段落あればよい機関もあります。先にはっきり聞いておけば書き直しを省けますし、相手は通常その要件を入手できます。

当サイトには、誰かに手紙を書いてもらうよう頼むとき、その手紙が何を証明するのかを先に相手のために用意しておくことについての別の記事があります。逆の立場の話はその記事にあります。

当サイトには、誰かに自分の推薦者になってもらうよう頼むとき、口を開く前に3つのものを準備することについての別の記事があります。あなたが頼む側のときは、この答えを先に渡してください。

当サイトには、用紙記入の慣例、つまり氏名の順序、ミドルネーム、署名と活字体についての別の記事があります。手紙の氏名と日付の書き方にも、同じ慣例が当てはまります。

本当に知っていることだけを書く

知り合ってどのくらいか、どんな場面でか、実際に何を見てきたか。この3項目をはっきり書けば十分です。確信のないことについて相手を保証しても、本人の助けになるとは限らず、リスクはあなたに降りかかります。

当サイト（ビザサイト）には、証明人になってほしいと頼まれたとき、あるいは誰かが確認のために電話をかけてきたとき、まずその電話が誰からのものかを確認することについての別の記事があります。手紙を書くことと電話を受けることは同じことの2つの形で、話せる範囲は同じです。

あなたの連絡先は実際に使われる

手紙に書いた電話番号やメールアドレスには、受け取った機関が確認のために本当に電話やメールをしてくることがあります。自分が確認するものを書き、聞かれたときにどう答えるかを先に考えておいてください。

当サイトには、カスタマーサービスに電話するとき、音声メニューの構造と、どうやって人につながるかについての別の記事があります。逆に確認を受ける側のときは、相手があなたにつながってほしいわけですから、書く番号は出られる番号にしてください。

書き終えたら、まず本人に一度見せる

本人なら、日付や肩書きなど、事実の間違いがないかどうかが分かります。見せるからといって内容を直させるという意味ではありません。この2つは分けてはっきり伝えることができます。

当サイトには、お互いが同じことを話していると確認するために、復唱し、書き留め、一語ずつ照らし合わせることについての別の記事があります。手紙は送る前に、同じやり方で一度確認してください。

一部残し、一行記録する

何を書いたか、どの日か、誰に渡したか。同じ人が次にまた頼んできたとき、これがいちばんよい出発点になります。確認を受けたときにも、これがあなたの唯一のよりどころです。

当サイトには、紙を見つけられるファイルに変えるとき、スキャンより名前の付け方が大事であることについての別の記事があります。この種の手紙は、自分の書類と同じ決まりのもとに置いておく価値があります。

この記事の範囲

この記事が扱うのは、流れと尋ねるべき質問、つまりやり方です。いかなる手紙のひな形も提供せず、いかなる機関の形式の要件も説明せず、どの手紙が受け付けられるかも判断せず、法律、移民、雇用に関する助言も一切行いません。

各機関の要件は、その機関の公式の説明が基準です。法的効力に関わる文書については、資格のある専門家に相談してください。