アメリカの用紙サイズ：PDF を印刷すると端が切れてしまう理由

Letter は A4 より短く、幅が広い

A4 は幅が狭く縦に長く、Letter は幅が広く縦に短い用紙です。A4 のレイアウトを Letter の紙に印刷すると、下の部分が切れやすくなります。逆の場合は、左右に不ぞろいな余白が残ります。

印刷前に用紙サイズを設定する

印刷ダイアログで用紙サイズを Letter にし、「ページに合わせる」または「印刷可能範囲に合わせて拡大・縮小」を選びます。

重要な書類は、印刷し終えたらページ番号、署名欄、フッターが切れていないかを確認します。

• 実際にできること
• 印刷設定：用紙は Letter、拡大・縮小はページに合わせる
• 印刷し終えたら四辺を確認する。とくにフッターにあるフォームの版番号

公式のフォームは必ず元の PDF から印刷する

スクリーンショットは使わず、レイアウトを組み直した版も使わないでください。フォームによっては機械読み取り用のマークがあり、レイアウトを組み直すとそれが働かなくなります。

そのほかのよくあるサイズ

Legal は Letter より長く、一部の法律文書でよく使われます。封筒のサイズにも独自の記号体系があるので、送る前に封筒と中身のサイズが合うことを確認します。

まず1ページだけ試し刷りする

複数ページの書類は一度に全部印刷しないでください。まず1ページ目を印刷し、四辺が切れていないこと、文字が読めないほど縮小されていないことを確認してから、残りを印刷します。

署名する書類や提出する書類はとくにそうです。切れてしまったフッターは、ちょうどフォームの版番号やページ番号であることが多く、そこはまさに相手が確認する箇所です。

スキャンして戻すときも同じ

署名した書類をスキャンして電子ファイルに戻すときは、スキャンの用紙サイズを元のファイルと同じにします。そうしないと、相手が受け取るファイルの比率がおかしくなります。

また、スキャンの解像度は低くしすぎないでください——文字ははっきり読め、署名は筆跡が見分けられる必要があります。当サイトには、外出先での印刷とスキャン、そしてスマートフォンでスキャンするコツについての別の記事があります。

毎回調整するより、ファイルそのものを一度直す

同じ書類を何度も印刷するのであれば——よく使うフォーム、リスト、カレンダーなど——毎回印刷設定で調整するより、すでに Letter のレイアウトになっているファイルを別名で保存しておくほうが得です。一度直せば、その後は毎回手間が省けます。

逆に、ほかの人から送られてきたファイルは A4 のレイアウトで作られていることがあり、母国から送られてきたものはとくにそうです。印刷する前にページ設定を一目確認するほうが、印刷してから切れていることに気づいて刷り直すより速く済みます。

当サイトには、自宅にプリンターがないときに外出先で印刷・スキャンすることについての別の記事があります。外で印刷するときはなおさら事前の確認が必要です。そこの初期設定が自宅と同じとは限らず、しかもその場でゆっくり調整することは通常ないからです。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、用紙の規格の違いと、印刷時に自分で調整できる設定です。いずれかの機関や組織が書類の形式について実際に求めている要件について述べるものではありません。

提出時の形式の要件は、受け付ける側の正式な説明が基準です。