届いた紙の郵便物：先に開けるもの、そのままリサイクルに出せるもの

まず1つ受け入れる：ここでは正式な通知が紙でしか届かないことが多い

各種機関、行政機関、金融機関の正式な通知は、多くの場合メールでは届きません。届いたとしても、メールには「お届けした郵便物をご確認ください」とひとこと書かれているだけです。ですから山のまま放っておくと、見落とすのは広告ではないことがよくあります。

逆も成り立ちます。すべての封筒を開ける必要はありません。山に分ける方法のほうが、全部を読み通すより効果的です。

開けなくても分けられる3つの山

封筒の表にはたいてい十分な手がかりがあります。先に分けてから、どの数通に時間をかけるかを決めます。

• 実際にできること
• 宛名が自分のフルネームで、差出人が機関、返送先住所が印刷されているもの。この山は先に開けます
• 宛名が「現在お住まいの方」のように名指しでない文言になっているもの。この山はたいてい広告です
• 封筒に期限、日付、または差出人への返送を求める文言が印刷されているもの。この山はいちばん先に開けます
• 手書きの住所で、知っている人から届いたもの。脇に置いておけばよく、急ぎません

開けたら探すのは2つだけ

1つ目は日付と期限です。この手紙はいつ発行されたのか、いつまでに何かをするよう書かれているか。2つ目は、何をするよう求められているかです。返信、支払い、確認、あるいは何もしなくてよいのか。

当サイトには、郵便受けに届くものが減ったとき、期限の性質がそれぞれ違うためまず3種類に分けることについての別の記事があります。分類の基準はここと同じです。

当サイトには、荷物に本人の署名が必要なのに日中はいつも不在であること、3つの手配にそれぞれ代償があることについての別の記事があります。ドアに貼られた不在通知も、その日のうちに見るべき種類に入ります。

期限が見つからなければ、ないものとして扱いますが、その手紙は残しておきます。確認が必要なときは、自分で調べた公式の連絡先を通じてその機関に問い合わせます。

ひと山の手紙をひと山のまま残さない

その日のうちに3つの山に分けます。対応するもの、残すもの、捨ててよいものです。対応するものの山は目につく場所に置き、残すものの山はフォルダーに入れます。

捨ててよいものの山のうち、名前、住所、アカウント番号が載っているものは、裁断してから捨てます。これに例外はありません。どの1枚なら問題ないかを判断するほうが、そのまま裁断するより時間がかかるからです。

引っ越しのあと、転送されてきた手紙は1通ごとに1つの合図

転送期間中に受け取った手紙が転送されてきたものなら、その差出人のところでは住所がまだ変更されていないということです。1通受け取るたびに1件変更していくほうが、あとから誰を忘れたか思い出そうとするよりずっと効果的です。

当サイト（引っ越しサイト）には、住所変更の順番、どれを先に変え、どれが自動的に一緒に変わるかについての別の記事があります。

残すものは、山に積むよりスキャンしてファイルにしたほうが探しやすい

紙を積んでおくことの面倒は、使いたいときに見つからないことです。写真を撮るか PDF にスキャンし、ファイル名に日付と差出人を書いておけば足ります。

当サイトには、申し込んでいないのに届き続ける郵便物、どれを止められて、どう止めるかについての別の記事があります。分け終わったら、その一部は今後届かないようにすることができます。

当サイトには、紙の書類を見つけられるファイルにすること、要点はスキャンそのものではなく名前の付け方であることについての別の記事があります。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、自分で作れる仕分けと整理の方法です。個々の郵便物の性質、真偽、重要性を判断することも、通知の内容を解釈することも、郵便、行政、金融機関の規定や処理の手続きを説明することもしません。通知の意味と取るべき対応は、その機関の正式な説明、または自分で調べた公式の連絡先を基準にしてください。