替家里的长辈处理行政事务：你能做的是准备与陪同，决定仍然是他们的
本站另有一篇（在签证站）谈帮家人处理文件时哪些事你不能代替他们做。这一篇谈的是更日常的那一半——电话、预约、账单、表格。
先把三件事分开：准备、陪同、决定
准备是查资料、列出要问的问题、把文件整理好；陪同是一起去、帮忙记、在听不懂的时候提醒对方慢一点；决定是签名、选方案、回答关于他自己的问题。
前两件你可以全力做，第三件不是你的。把这三件分开之后，很多摩擦会消失——多数的摩擦来自第三件被默默接管了。
信息要回到当事人身上
最容易发生的状况是：你打完电话、问完问题、记下答案，然后直接告诉他们结论。这样做很有效率，但几个月后他们对自己的事一无所知，而你变成唯一的节点。
所以打完电话之后花两分钟讲一次：我问了什么、对方说什么、接下来会怎样。不需要讲得很细，重点是那件事仍然是他们的。
代打电话之前，先问这一通能不能由你打
很多机构对“谁可以代表当事人讲话”有自己的规定，而那不是由你或他们决定的。有些需要当事人在场说一句话，有些需要事先登记。
所以第一通电话可以由你拨，但开头要说明你是谁、要帮谁处理，然后问一句：这件事我可以代为询问吗？需要什么才可以？
看诊与预约这一类，先问流程再排时间
陪长辈去看医生的行政面跟自己去不一样：可能要更早到、可能要准备更多资料、也可能有你不能进去的环节。
本站另有一篇谈看诊那天的流程与为什么账单是之后才来。本站另有一篇谈预约与排队可以自己控制的那几个变量。
记录要分开建，不要全部混在你的手机里
他们的文件、编号、预约与账单，要建成独立的一份，而不是散在你自己的记录里。因为有一天可能换人帮忙，或者他们自己要用。
本站另有一篇（在签证站）谈一家人一起处理文件时怎么分工不出错，那一篇说一个人一份记录。本站另有一篇（在金钱站）谈家人之间的钱要怎么安排与怎么谈。涉及金钱的部分特别值得分开记。本站另有一篇谈家人来住两个月，跟招待五天的客人不是同一件事。
本文的范围
这一篇讲的是可以自己安排的分工与记录方式。不叙述任何机构对代理、授权或代表发言的规定，不提供任何医疗、照护、法律或财务上的建议，不判断任何人的能力或需求，也不建议任何家庭安排。
涉及授权或代理的问题请咨询合格的专业人员，健康相关的问题请咨询合格的医疗专业人员。
重点
把准备、陪同、决定分开——前两件你可以全力做，第三件不是你的，而多数摩擦来自第三件被默默接管。打完电话花两分钟把过程讲回去，否则你会变成唯一知道的人。代打电话之前先问这一通能不能由你打、需要什么才可以。他们的记录要独立建一份，不要混在你自己的手机里。