把纸本变成找得到的文件：命名比扫描重要
落地初期会累积一叠纸：合约、收据、通知、证明。扫描成文件只是第一步，真正决定它有没有用的是你怎么命名与分类。
命名用固定的三段
年月日、类别、对象。例如 2026-04-05-lease-mainst。三段的顺序固定之后，排序自然照时间，搜索也只要记得其中一段。
日期用 YYYY-MM-DD，因为它没有歧义而且会自动排序。本站另有一篇谈美式日期写法造成的实际麻烦。
类别不要太多
五到八个类别就够：住、车、钱、文档、学校、医疗、工作。类别太细的话你会在存盘时犹豫，而犹豫就是不会存。
分不清楚的时候选比较常用的那个。找的时候用搜索，不是靠文件夹层层点进去。
扫描的规格会决定它能不能用
完整、平整、四角都在画面内、文字清晰。彩色通常比黑白安全，因为有些单位需要辨识印信或签名的颜色。
存成 PDF 而不是图片，因为多数系统只收 PDF。本站另有一篇谈家里没有打印机时在外面打印与扫描，以及用手机扫描的诀窍。
原件怎么处理分两种
扫描完之后，正本要留的照样留，只是你多了一份找得到的副本。可以丢的那些（对完帐的日常收据）就丢。
本站另有一篇（在金钱站）谈付款凭证要留多久、留哪一种。扫描不改变原件要不要留，只改变你找不找得到。
每个月花十分钟
纸会累积，而一次处理一大叠很痛苦。固定一个时间，把当月累积的扫完、命名、归档，然后把纸处理掉或收好。
十分钟的事，但它让「我记得有这份文档但找不到」这种情况几乎不再发生。
重点
命名用「日期-类别-对象」三段，日期用 YYYY-MM-DD。类别五到八个就好。扫成 PDF、四角完整、彩色。每个月花十分钟处理当月的。