把纸本变成找得到的文件：命名比扫描重要

命名用固定的三段

年月日、类别、对象。例如 2026-04-05-lease-mainst。三段的顺序固定之后，排序自然照时间，搜索也只要记得其中一段。

日期用 YYYY-MM-DD，因为它没有歧义而且会自动排序。本站另有一篇谈美式日期写法造成的实际麻烦。

类别不要太多

五到八个类别就够：住、车、钱、文件、学校、医疗、工作。类别太细的话你会在存档时犹豫，而犹豫就是不会存。

分不清楚的时候选比较常用的那个。找的时候用搜索，不是靠文件夹层层点进去。

扫描的规格会决定它能不能用

完整、平整、四角都在画面内、文字清晰。彩色通常比黑白安全，因为有些单位需要辨识印信或签名的颜色。

存成 PDF 而不是图片，因为多数系统只收 PDF。本站另有一篇谈家里没有打印机时在外面打印与扫描，以及用手机扫描的诀窍。

原件怎么处理分两种

扫描完之后，原件要留的照样留，只是你多了一份找得到的副本。可以丢的那些（对完账的日常收据）就丢。

本站另有一篇（在金钱站）谈付款凭证要留多久、留哪一种。扫描不改变原件要不要留，只改变你找不找得到。

每个月花十分钟

纸会累积，而一次处理一大叠很痛苦。固定一个时间，把当月累积的扫完、命名、归档，然后把纸处理掉或收好。

十分钟的事，但它让“我记得有这份文件但找不到”这种情况几乎不再发生。

文件名之外，还有一个栏位值得加

在文件名里多加一段“这份是为了什么”，找的时候会快很多——因为几个月后你记得的往往是那件事，而不是文件的正式名称。

例如同一份薪资证明，可能是为了租屋、为了开户、或为了某个申请而准备的。加上那一段之后，你搜“租屋”就找得到，不需要记得它叫什么。

本站另有一篇谈送洗这件事，他们认的是那张单子不是你的记忆。那一张的命名只要店名加日期，因为它寿命很短。

另外一个实用的做法是在文件夹里放一个纯文字的索引档，每存一份就加一行：日期、文件名、为了什么、给了谁。这一行三十秒，而它让整个文件夹变成可以被翻阅的，而不只是可以被搜索的。本站另有一篇谈申请要附照片的时候，规格是收件的那个单位定的。

本文的范围

这一篇讲的是可以自己创建的命名与整理方式。不推荐任何软件或服务，也不判断任何做法是否足以保护个人资料。

含敏感信息的文件应如何保存，请依各该机构的正式建议办理。