紙の書類を見つけられるファイルに：スキャンより名前の付け方が大事

名前は決まった3つの部分で付ける

年月日、分類、相手先の3つです。たとえば 2026-04-05-lease-mainst のようにします。3つの部分の順番を固定しておけば、並べ替えは自然に時間順になり、検索もそのうち1つを覚えていれば済みます。

日付は YYYY-MM-DD で書きます。あいまいさがなく、自動的に順番に並ぶからです。当サイトには、アメリカ式の日付の書き方が引き起こす実際の面倒についての別の記事があります。

分類は増やしすぎない

分類は5つから8つで足ります。住まい、車、お金、書類、学校、医療、仕事です。分類が細かすぎると保存するときに迷い、迷うと結局保存しなくなります。

どちらか決めにくいときは、よく使うほうを選びます。探すときは検索を使うのであって、フォルダーを1階層ずつ開いていくわけではありません。

スキャンの仕上がりで、使えるかどうかが決まる

欠けがなく、平らで、四隅がすべて画面に入り、文字がはっきり読めること。カラーのほうが白黒より通常は安全です。印や署名の色を確認する必要がある機関もあるからです。

画像ではなく PDF で保存します。多くのシステムが PDF しか受け付けないからです。当サイトには、自宅にプリンターがないときの外での印刷とスキャン、そしてスマートフォンでスキャンするコツについての別の記事があります。

原本の扱いは2通りに分かれる

スキャンが終わっても、残すべき原本はこれまでどおり残します。見つけられる写しが1部増えただけです。捨ててよいもの（照合が済んだ日常のレシート）は捨てます。

当サイト（お金のサイト）には、支払いの証明をどのくらいの期間、どの種類を残すかについての別の記事があります。スキャンによって原本を残すかどうかが変わるわけではなく、変わるのは見つけられるかどうかだけです。

毎月10分かける

紙はたまっていくもので、大量の山を一度に片づけるのはつらい作業です。時間を決めて、その月にたまった分をスキャンし、名前を付け、整理して、紙は処分するかしまっておきます。

10分で済むことですが、これで「あの書類があったのは覚えているのに見つからない」という状況がほとんど起きなくなります。

ファイル名にもう1つ加える価値のある項目

ファイル名に「これは何のためのものか」という部分を1つ加えると、探すのがずっと早くなります。数か月後に覚えているのは、書類の正式な名称ではなく、その用件のほうであることが多いからです。

たとえば同じ1通の収入証明でも、部屋を借りるため、口座を開くため、あるいは何かの申請のために用意したものかもしれません。その部分を加えておけば、「賃貸」で検索すれば見つかり、書類の名前を覚えている必要がありません。

当サイトには、クリーニングに出すこと、店が頼りにするのは記憶ではなくあの預かり票であることについての別の記事があります。その1枚の名前は店名と日付だけで足ります。寿命がとても短いからです。

もう1つ実用的な方法は、フォルダーのなかにテキスト形式の索引ファイルを1つ置き、1通保存するたびに1行足すことです。日付、ファイル名、何のためか、誰に渡したかを書きます。この1行にかかるのは30秒ですが、これでフォルダー全体が、検索できるだけでなく、ざっと見渡せるものになります。当サイトには、申請に写真を添える必要があるとき、規格を決めるのは受け付ける側の機関であることについての別の記事があります。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、自分で作れる名前の付け方と整理の方法です。特定のソフトウェアやサービスをすすめることも、ある方法が個人情報の保護に十分かどうかを判断することもしません。

機密性の高い情報を含むファイルをどう保管すべきかは、それぞれの機関の正式な推奨に従ってください。