把紙本變成找得到的檔案：命名比掃描重要

命名用固定的三段

年月日、類別、對象。例如 2026-04-05-lease-mainst。三段的順序固定之後，排序自然照時間，搜尋也只要記得其中一段。

日期用 YYYY-MM-DD，因為它沒有歧義而且會自動排序。本站另有一篇談美式日期寫法造成的實際麻煩。

類別不要太多

五到八個類別就夠：住、車、錢、文件、學校、醫療、工作。類別太細的話你會在存檔時猶豫，而猶豫就是不會存。

分不清楚的時候選比較常用的那個。找的時候用搜尋，不是靠資料夾層層點進去。

掃描的規格會決定它能不能用

完整、平整、四角都在畫面內、文字清晰。彩色通常比黑白安全，因為有些單位需要辨識印信或簽名的顏色。

存成 PDF 而不是圖片，因為多數系統只收 PDF。本站另有一篇談家裡沒有印表機時在外面列印與掃描，以及用手機掃描的訣竅。

原件怎麼處理分兩種

掃描完之後，正本要留的照樣留，只是你多了一份找得到的副本。可以丟的那些（對完帳的日常收據）就丟。

本站另有一篇（在金錢站）談付款憑證要留多久、留哪一種。掃描不改變原件要不要留，只改變你找不找得到。

每個月花十分鐘

紙會累積，而一次處理一大疊很痛苦。固定一個時間，把當月累積的掃完、命名、歸檔，然後把紙處理掉或收好。

十分鐘的事，但它讓「我記得有這份文件但找不到」這種情況幾乎不再發生。

檔名之外，還有一個欄位值得加

在檔名裡多加一段「這份是為了什麼」，找的時候會快很多——因為幾個月後你記得的往往是那件事，而不是文件的正式名稱。

例如同一份薪資證明，可能是為了租屋、為了開戶、或為了某個申請而準備的。加上那一段之後，你搜「租屋」就找得到，不需要記得它叫什麼。

本站另有一篇談送洗這件事，他們認的是那張單子不是你的記憶。那一張的命名只要店名加日期，因為它壽命很短。

另外一個實用的做法是在資料夾裡放一個純文字的索引檔，每存一份就加一行：日期、檔名、為了什麼、給了誰。這一行三十秒，而它讓整個資料夾變成可以被翻閱的，而不只是可以被搜尋的。本站另有一篇談申請要附照片的時候，規格是收件的那個單位定的。

本文的範圍

這一篇講的是可以自己建立的命名與整理方式。不推薦任何軟體或服務，也不判斷任何做法是否足以保護個人資料。

含敏感資訊的檔案應如何保存，請依各該機構的正式建議辦理。