把紙本變成找得到的檔案：命名比掃描重要
落地初期會累積一疊紙：合約、收據、通知、證明。掃描成檔案只是第一步，真正決定它有沒有用的是你怎麼命名與分類。
命名用固定的三段
年月日、類別、對象。例如 2026-04-05-lease-mainst。三段的順序固定之後，排序自然照時間，搜尋也只要記得其中一段。
日期用 YYYY-MM-DD，因為它沒有歧義而且會自動排序。本站另有一篇談美式日期寫法造成的實際麻煩。
類別不要太多
五到八個類別就夠：住、車、錢、文件、學校、醫療、工作。類別太細的話你會在存檔時猶豫，而猶豫就是不會存。
分不清楚的時候選比較常用的那個。找的時候用搜尋，不是靠資料夾層層點進去。
掃描的規格會決定它能不能用
完整、平整、四角都在畫面內、文字清晰。彩色通常比黑白安全，因為有些單位需要辨識印信或簽名的顏色。
存成 PDF 而不是圖片，因為多數系統只收 PDF。本站另有一篇談家裡沒有印表機時在外面列印與掃描，以及用手機掃描的訣竅。
原件怎麼處理分兩種
掃描完之後，正本要留的照樣留，只是你多了一份找得到的副本。可以丟的那些（對完帳的日常收據）就丟。
本站另有一篇（在金錢站）談付款憑證要留多久、留哪一種。掃描不改變原件要不要留，只改變你找不找得到。
每個月花十分鐘
紙會累積，而一次處理一大疊很痛苦。固定一個時間，把當月累積的掃完、命名、歸檔，然後把紙處理掉或收好。
十分鐘的事，但它讓「我記得有這份文件但找不到」這種情況幾乎不再發生。
重點
命名用「日期-類別-對象」三段，日期用 YYYY-MM-DD。類別五到八個就好。掃成 PDF、四角完整、彩色。每個月花十分鐘處理當月的。