機関に記録を出してもらう：相手の呼び名で伝える

欲しいのが記録か、証明か、写しかを先に見分ける

記録とは、相手の側にすでに存在しているもの（明細、履歴、一覧）です。証明とは、相手があなたのために発行する1通の文書で、通常はレターヘッドと日付が入っています。写しとは、ある原本の複製です。この3つは、相手の側では窓口も待ち時間も別々であることが多く、すべてに料金がかかるとも限りません。

ですから、最初に尋ねるのはこうです。「私が必要なのは○○ですが、そちらではどの種類にあたりますか。」当サイト（ビザサイト）には、公証や正式な写しを求められたとき、相手が求めているのがどの種類なのかをまずはっきり尋ねることについての別の記事があります。その記事は求められる側、この記事は求めに行く側の話で、判断の基準は同じです。

相手の呼び名で伝える

あなたが話すのは用途で、相手が聞き取るのは品目です。用途を伝えて相手に言い換えてもらうほうが、自分で名前を推測するより早く済みます。「○○に対して、ある期間ここにいたという記録を証明する必要があります。そちらで発行されるのはどの書類ですか。」

当サイトには、双方が同じことを話しているかを確認する方法、つまり一度復唱する、相手に書いてもらう、一字一句照らし合わせることについての別の記事があります。名前が合ったら、その名前を書き留めておきます。次回も、第三者に渡すときも、その名前を使います。

1回の電話で4つのことを聞ききる

この4つは、1つでも欠けるともう一度電話することになり、もう一度電話するとたいてい担当者が替わります。

• 実際にできること
• 方法：オンラインでのダウンロードか、郵送か、それとも窓口に行く必要があるか
• 時間：どのくらいでできるか、そしてその期間はどの日から数えるのか
• 費用：料金がかかるか、どう支払うか
• 届け先：あなたに送られるのか、それとも必要としている先に直接送ってもらえるのか

誰が請求できるかは、先に確認しておく

本人しか請求できないものもあれば、他人が代わりに請求できるものの別の手続きが必要なものもあります。これは相手の規定で、あなたが善意かどうかとは関係ありません。

当サイト（ビザサイト）には、家族の書類手続きを手伝うとき、本人に代わってできないことはどれかをまずはっきりさせることについての別の記事があります。請求するのが他人のものなら、まずその記事の手順に従います。自分のものなら、いま使っている身元確認の方法やアカウントを相手が認めているかどうかを確認しておきましょう。

受け取ったら3つのことを見て、それからしまう

期間が合っているか（多くの人は直近の1期分を受け取りますが、必要なのはある特定の期間です）、名前と住所の表記が合っているか、そして必要としている先がレターヘッド、署名・押印、指定の書式を求めていないか、です。

当サイトには、紙の書類を見つけられるファイルにするには、スキャンよりも名前の付け方のほうが大事だということについての別の記事があります。受け取ったその場で、その方法で名前を付けて保存します。同じ書類はあとでもう一度求められる可能性が高いからです。

出してもらえないときは、「ない」のか「出さない」のかを先に見分ける

「ない」のであれば、尋ねるべきは「では、同じことを説明できる別のものはありますか」です。「出さない」のであれば、尋ねるべきは「どんな条件なら可能ですか」です。この2つは次の一歩がまったく違いますが、相手の答えはそれらを分けていないことがよくあります。

当サイトには、ずっと返事がないときは、どのくらいで「長い」と言えるのかをまず確認してから連絡手段を替えることについての別の記事があります。当サイトには、連絡するたびに担当者が替わるときに用意しておく30秒の説明についての別の記事があります。この件は2回目の電話が必要になる確率が低くありません。この2つの記事は、2回目の電話で最初からやり直さずに済むようにするためのものです。

この記事の範囲

この記事で扱っているのは、請求するときに自分で用意できる尋ね方と記録の残し方です。いずれかの機関の品目名、受付条件、料金、期限、代理に関する規定について述べるものではなく、どの請求が受け入れられるかを判断するものでもなく、法律や財務に関する助言にもあたりません。

実際の取り扱いは、その機関の正式な説明が基準です。