相手が自分という人物を調べる：相手が組み立てるその絵の材料は、自分の側に散らばっている
照会というものの実際の姿は、相手がこちらの記入した情報を持っていくつかの別々のシステムと突き合わせ、それらが合うかどうかを見る、というものです。だから行き詰まる原因は通常、突き合わせられないいくつかの欄にあります。名前の表記が3か所で違う、3年前にどこに住んでいたか思い出せない、あるいはある記録を取り寄せるのに2週間かかる、といったことです。この記事では、調べられる前に自分の側で先に済ませておけるいくつかのことを説明します。
まず、名前のすべての表記を書き出す
つづり、ミドルネームの有無、姓名の順番、そして結婚後または改名後のバージョン。これらは別々のシステムにそれぞれ存在していることがあり、突き合わせられないとき、相手に見えるのは「該当者なし」か「2人の別人」です。
当サイト（ビザサイト）には、名前がシステムによって違う形になっていること、日常で出会ういくつかの状況についての別の記事があります。当サイト（ビザサイト）には、氏名や生年月日が書類によって一致しないときにどう対処するかについての別の記事があります。
住所の欄はさかのぼって書き出し、しかも完全に書く
よくある要求は、過去数年間に住んだ場所を、月も含めて書き出すことです。多くの人は都市しか覚えておらず、番地と入居・退去の月は覚えていません。ところが、それこそが相手が突き合わせに使う欄です。
だから今のうちに、住んだことのある住所を時系列で一度書き出します。部屋番号と入居・退去の月も含めます。当サイト（賃貸サイト）には、住所は郵便を受け取るだけの場所ではないことについての別の記事があります。その記事の記録は、この一覧の下書きとしてちょうど使えます。
- 実際にできること
- それぞれの住所の完全な書き方。部屋番号も含めます
- いつまで住んでいたか、いつから住み始めたか
- 当時の賃貸契約や請求書がまだ見つかるか
- 正式な記録のない、身を寄せていた期間があるかどうか
職歴と学歴で求められるのは、確認の取れる窓口
相手が求めているのは会社名だけではなく、問い合わせに回答できる連絡先もです。以前の雇用主の人事担当が替わっていたり、会社がすでになくなっていたりすると、その部分で行き詰まります。
当サイト（ビザサイト）には、雇用主に在職証明のレターを頼むとき、相手が求めているのがどの種類かをまず確認することについての別の記事があります。当サイトには、機関に記録を求めるときは相手の側の呼び名で伝えることについての別の記事があります。この2つは、まだ相手と連絡がつくうちにしておくのがいちばん手間がかかりません。
先に自分で一度調べて、他人に何が見えるのかを見る
推測するよりも、自分で取得できるいくつかの記録を先に取り寄せて一度見てみます。見ておけば、少なくともどの欄が自分の記憶と違うのかが分かり、相手に聞かれたときに初めて知るということがなくなります。
当サイト（お金のサイト）には、クレジットをゼロから始めること、それがどう機能し、なぜあれほど多くのことに影響するのかについての別の記事があります。到着したばかりの人によくあるのは記録がとても薄い状態ですが、薄いことと問題があることは別のことであり、事前にはっきり説明しておく価値があります。
まだないものは、空欄にするよりはっきり説明する
到着したばかりの人には、必ず空欄になる項目がいくつかあります。現地での居住記録がない、クレジットの記録がない、現地の推薦人がいない。これらの欄を空白のままにすると相手が自分で推測することになりますが、説明を一言書いておけばそうはなりません。
当サイト（ビザサイト）には、住所を証明できるものがまだ何もないとき、相手がどの種類を受け付けるのかをまず聞くことについての別の記事があります。当サイト（賃貸サイト）には、賃貸の申し込みに何を準備するか、そしてアメリカのクレジット記録がないときにどうするかについての別の記事があります。
この束を1つにまとめておく。2回目にも使うから
同じ一式の資料は、賃貸、入社、そしてその後のほかの場面でも繰り返し求められます。最初に整理するときに20分余計にかけておけば、その後は毎回ファイルを開くだけで済みます。
当サイトには、紙の書類を見つけられるファイルにすること、スキャンよりも名前の付け方のほうが重要であることについての別の記事があります。当サイトには、新しい仕事の最初の1か月には一度しか開かない窓がいくつかあることについての別の記事があります。その記事のリストは、この資料と一緒に使うことがよくあります。当サイトには、相手に推薦人を求められたとき、名前を出す前にまず本人に聞いておくことについての別の記事があります。
当サイト（お金のサイト）には、他人のカードに追加されたとき、自分に何が見えるのか、いつ外してもらうよう求めるのかについての別の記事があります。そのカードも、この束の材料の1つです。
この記事の範囲
この記事は、照会される前に自分で整理できる資料と、聞くべき相手について、準備の方法を書いたものです。いかなる照会の項目、範囲、手続き、関連する規定も説明せず、いかなる人の記録や資格も判断せず、いかなる雇用主、大家、照会機関も代表せず、法律上または金銭上の助言にもあたりません。
実際に何が調べられ、何を提出する必要があるかは、照会を求める側の正式な説明を基準にし、必要に応じて資格のある専門家に相談してください。
ポイント
まず、名前のすべての表記を書き出します。つづり、ミドルネーム、順番、改名前後のバージョンを含めます。住所はさかのぼって書き出し、部屋番号と入居・退去の月も含めます。それこそが相手が突き合わせに使う欄だからです。職歴と学歴で求められるのは問い合わせに回答できる窓口なので、以前の雇用主とまだ連絡がつくうちに、先に証明のレターを1通頼んでおきます。自分で取得できる記録は先に一度取り寄せて見ておけば、相手に聞かれたときに初めて知るということがなくなります。到着したばかりの人には必ず空欄になる項目がいくつかあり、空白のままにするより説明を一言書くほうがよいです。整理し終えたら1つにまとめておきます。同じ一式の資料は2回目にも求められるからです。